 Большинство компаний ответственно подходят к размещению переговорных, уделяя внимание их дизайну, оснащению и меблировке. Ведь просчеты с этом деле — обидная причина возможных неудач в бизнесе.
Переговорная комната выполняет как представительские функции (произвести впечатление), так и ознакомительные (дать понять, куда клиент попал). Часто помещение оформляется макетами проектов, выполненных компанией, украшается полученными дипломами и наградами. Таким способом клиент получает дополнительную информацию о компании и ее деловых достижениях.
Оформление переговорной комнаты должно быть умеренно деловым, но на порядок лучше, чем оформление остальных помещений офиса. В крупных бизнес-центрах класса А, занимаемых несколькими арендаторами, переговорные комнаты зачастую расположены на каждом этаже и могут быть арендованы на основе почасовой оплаты любой компанией, которая работает в этом бизнес-центре. Такие компании специализируются на сдаче в аренду на короткий срок офисных помещений, переговорных комнат и конференц-залов.
Но даже при таких возможностях компании предпочитают иметь свою собственную переговорную комнату или даже две. Обе они предназначены как для встреч с партнерами, так и для проведения внутренних совещаний. Большая по площади переговорная рассчитана на 8-12 человек, меньшая — на 4-5 человек.
Переговорная комната, как правило, используется не только для встреч с партнерами, но и для внутрикорпоративных совещаний. У многих крупных компаний создан комплекс переговорных комнат, их может быть пять, 10, 15 — в зависимости от нужд компании. Для фирм, нацеленных на B2B-бизнес, характерен джентльменский набор разного формата: несколько переговорных, способных вместить от трех до 15 человек.
Потребность в аренде больших залов для проведения деловых встреч возникает в случае проведения мероприятий со значительным числом приглашенных например, пресс-мероприятий, конференций, фуршетов и других акций, которым предшествовали переговоры. Необходимость аренды переговорной часто возникает в условиях командировок, а также организации выездных встреч.
Современные гостиницы активно участвуют в деловой жизни города. Помещения для проведения деловых встреч и конференций — неотъемлемый атрибут их успешного функционирования.
Размещение и размер переговорных комнат зависят от многих факторов: от типа деятельности компании, ее величины, частоты общения с внешними клиентами и т. п. Чаще всего переговорные комнаты располагаются в центре офисного помещения. Арендаторы пытаются использовать максимально освещенные площади для размещения сотрудников, а переговорные находятся в менее светлых помещениях, иногда без окон, равноудаленно от разных концов офиса.
Наиболее эффективно отводить под переговорные комнаты в границах офиса зоны без окон. Хотя создать благожелательную атмосферу в таком помещении сложнее, чем в пространстве с большими окнами.
Но отсутствие окон вполне можно компенсировать. Качественная подсветка — важный элемент создания комфортной среды для деловой встречи. Наилучшую цветопередачу обеспечивает белый свет, поэтому для освещения деловой зоны применяются специальные люминесцентные лампы. Цветной свет используется при архитектурной подсветке интерьера переговорной комнаты — ниш, колонн и др. — и в основном служит для создания уюта. В переговорных не рекомендуется использовать слепящие источники света, а также располагать их так, чтобы они отражались от зеркальной поверхности и тем самым создавали дискомфорт.
Положительно отзываются о расположении переговорных комнат как можно ближе к главному входу. Чтобы клиентам не приходилось проходить через весь офис. Если в компании более двух переговорных, то обычно в меньшей, рассчитанной не более чем на 2-3 человек, проходят, например, собеседования с соискателями на открывшиеся вакансии. Обычная же переговорная комната рассчитана на 6-8 человек. Если компания располагает более просторным помещением, способным разместить более 20 человек, переговорные могут совмещать функцию конференц-зала, где можно проводить презентации, семинары, а также тренинги для персонала.
В среднем площадь зон переговорных комнат варьируется от 6 до 30 кв. м. В значимых переговорных процессах крупных компаний могут быть задействованы залы площадью от 50 до 150 кв. м.. Как правило, большие залы арендуются компаниями в бизнес-центрах гостиниц, хотя в современных офисах компании стараются решить вопрос на своей территории.
В целях оптимизации офисного пространства все-таки не строят больших переговорных залов, а предпочитают располагать небольшие комнаты рядом, разделяя их мобильной стенкой. При необходимости стенку можно раздвинуть, тем самым увеличив площадь комнаты в два или три раза.
В наибольшей степени отвечают требованиям арендаторов многофункциональные переговорные комнаты, которые можно модифицировать в зависимости от разнообразных нужд клиента — от переговоров с иностранными партнерами до корпоративного тренинга или фуршета. В зданиях, где располагается только одна солидная компания, существуют еще и VIP-переговорные, которые находятся по соседству с приемной. “Хотя зачастую сам кабинет главы организации служит VIP-переговорной.
Меблировка, расположение и дизайн помещения зачастую служат залогом удачных переговоров. Ведь клиента важно не только где-то усадить, но и сделать так, чтобы он чувствовал себя комфортно, но западные компании более сдержанны в оформлении переговорных, в наших фирмах оформление офиса в целом и переговорных комнат в частности во многом зависит от профиля деятельности компании и вкуса ее руководителя.
Есть компании, где переговорная комната одна. Она сравнительно небольшая, но с высоким потолком, за счет чего помещение не кажется тесным. Стиль оформления — минимализм. В комнате находятся стулья и маленький столик, на котором разложены свежая пресса, письменные принадлежности. В переговорной нет предметов, которые могли бы раздражать посетителя, на стенах висят только две картины. В помещении хорошая звукоизоляция, поэтому рабочая суета в офисе не отвлекает от беседы.
Дорогие интерьеры чаще можно встретить в финансовых структурах и компаниях энергоресурсного сектора: энергетических, газодобывающих, нефтяных. Традиционно дорого и в классическом стиле оформляются переговорные известных юридических и адвокатских контор, в компаниях, так или иначе связанных с товарами класса люкс. Роскошь приемлема в офисах компаний, имеющих отношение к клубному или шоу-бизнесу, и, возможно, в студиях дизайнеров одежды.
В переговорных банковских структур, будь то российские или западные, принят строгий деловой стиль. В недалеком прошлом одними из отличительных признаков внутреннего убранства российских банков были монументальность, внушительность, подчеркивающие статусность. Интерьер демонстрировал партнерам банка его успешность и стабильность. Сейчас попытка пускать пыль в глаза вряд ли будет оценена партнерами.
Все переговорные е оформлены в одинаковом спокойном и деловом стиле. В помещениях есть стол, стулья, письменные принадлежности, бумага, телефон и компьютер, подключенный к Интернету. В большой переговорной предусмотрены проектор и доска для записей. Есть практика обустройства и сдвоенных переговорных, разделенных мобильной перегородкой. В каждой из двух небольших переговорных стеклянная стена, которая при необходимости закрывается жалюзи. Такой дизайн используется потому, что в банке, например, не кабинетная система, а открытое пространство, так называемый open space.
Стены комнат — стекло с жалюзи, и во время переговоров можно сделать их как прозрачными, так и полностью закрытыми, опустив шторки.
Например, для работы в крупной компании может быть выделено несколько переговорных комнат в одной крупной компании промышленного профиля в отдельном крыле здания. На ресепшене переговорной зоны работает секретарь, который следит за тем, чтобы помещения вовремя освобождались и вовремя заполнялись. В офисе есть сотрудник, который помогает подключить аппаратуру (соединить проектор, ноутбук), есть обслуга, быстро наводящая порядок в переговорной в перерывах между встречами. В переговорном крыле здания создана специальная зона, позволяющая людям, пришедшим чуть раньше, не стоять в коридоре, а присесть, попить кофе, отдохнуть, пообщаться.
Творческие коллективы предпочитают более свободный стиль в помещении, где общение может протекать не столь официально. Цель таких компаний — выделиться, заинтересовать и удивить.
Например, в одном рекламном агентстве к Новому году нарядили елки, но разместили их не на полу, а на потолке, верхушкой вниз. Смотрелось это необычно и вызывало удивление у всех клиентов. Как следствие, они уже не сомневались, что работы, предложенные этим агентством, будут как минимум нетривиальными. Другая компания — по производству научно-популярных фильмов — повесила на стены в своих переговорных рисунки детей. Клиенты сразу начинали рассматривать их, и завязывался непринужденный разговор. В результате клиенты были прекрасно настроены и расслаблены, а деловая встреча проходила в легкой атмосфере.
Современная переговорная комната немыслима без технического оснащения. Для бизнес-центров класса А характерны переговорные комнаты и конференц-залы с телекоммуникационными системами, включающими оборудование для проведения презентаций, видеоконференцсвязи и другие цифровые видеосервисы. Это обусловлено уровнем компаний-арендаторов, которые ориентированы на международные стандарты ведения бизнеса и имеют разнообразные потребности в средствах связи и передачи информации.
Девелоперы тратятся на создание презентабельных, хорошо оснащенных переговорных и конференц-залов, чтобы получить дополнительное конкурентное преимущество при привлечении высококлассных арендаторов, а также чтобы обосновать высокие арендные ставки. В бизнес-центрах класса В переговорные комнаты, как правило, такого сложного технического оснащения не имеют, поскольку оно в основном не востребовано арендаторами и не окупается.
В подавляющем большинстве случаев для обустройства переговорных комнат не требуется специального оборудования. Поэтому отнесение разных типов оборудования к обязательным весьма условно. Например, управляющая компания ADG в своей практике к числу рекомендуемого к установке относит точки выхода в Интернет по каналу LAN, компьютеры, подключенные к LAN, проекторы для презентаций с экраном или плазменную панель, систему громкой связи для проведения телефонных конференций.
При разработке проекта освещения переговорных комнат, лишенных естественного освещения, важно предусмотреть систему управления, которая позволяет задать тот режим освещения, который соответствовал бы формату переговоров. Например, при использовании диапроекторов, плазменных панелей и проч. необходим приглушенный свет, но потом надо вернуться в режим освещения, удобный для работы с документами.
Дополнительное оборудование предъявляет новые требования к мебели: техника должна гармонично вписываться в интерьер, а система проводки электрических и информационных коммуникаций не должна быть на виду, нарушая внешний вид переговорной.
Следует обратить внимание на важность вентиляции помещения. Даже в уютной и грамотно обставленной комнате невозможно долго находиться, если в ней душно. Недостатком также является плохая звукоизоляция переговорных. Особенно если речь идет о бизнес-центре с несколькими переговорными. Перегородки, не достигающие потолка, из-за которых слышно все, что говорится в соседнем помещении, — серьезный просчет. Это не самые удачные переговорные, которые могут: ожидающие гости слышат разговор людей в соседнем помещении как раз из-за отсутствия шумоизоляции.
Меблировка переговорных комнат в большинстве случаев соответствует общему стилю офиса. Однако бывают исключения: офис, например, может быть оформлен в стиле хай-тек, а представительская переговорная — в стиле кабинета-библиотеки.
Сейчас трудно выделить какую-нибудь одну характерную тенденцию меблировки современных переговорных комнат. Главное — стремление через интерьер переговорной комнаты передать индивидуальность, отразить корпоративные ценности и характер компании.
Стиль, избираемый при дизайне и меблировке офиса, далеко не всегда напрямую коррелирует с размером компании. Например, огромный офис и большое количество переговорных комнат ведущей международной компании в соответствии с общими корпоративными стандартами могут выглядеть весьма демократично. И наоборот, относительно небольшая по размерам фирма может быть ориентирована на создание переговорных комнат, в которых каждый предмет мебели, каждый аксессуар свидетельствует о высоком статусе.
Кроме того, если интерьер переговорной выглядит демократично, это вовсе не означает, что он создан с использованием некачественной дешевой мебели. Минимализм, четкие строгие линии, открытость и незагроможденность деталями — ведущие тенденции в дизайне современной офисной мебели.
Желательно стремиться делать наши переговорные просторными, подбирать светлую комфортабельную мебель, избегать острых углов как в мебели, так и в самих переговорах, это находит отражение в круглых столах и мягких стульях..
Когда в компании несколько переговорных, то одна комната может быть оборудована большим столом и стульями для бесед в формальной обстановке и подписания договоров, а другая — мягкими диванами и креслами для просмотра презентаций на большом экране. Желательно, чтобы стол был с закругленными углами. Он условно объединяет участников и не выделяет среди них лидера.
По форме стола можно сделать некоторые выводы о компании. Круглые и овальные столы скорее всего будут свидетельствовать о равноправии всех участников переговоров, а столы Т-образной формы, напротив, подчеркнут иерархическую структуру компании. Рассказать о принципах компании может и материал, из которого стол изготовлен. Так, чтобы подчеркнуть статус фирмы, в комнате размещают столы из ценных пород дерева. Более демократичные компании предпочитают столы со стеклянной поверхностью, прозрачной или матовой, или столешницами из ламината.
Неудобная мебель может оставить неприятные воспоминания от встречи. Например, в компании по продаже туристического снаряжения велись переговоры с китайцами, — рассказывает источник, пожелавший остаться неназванным. Но один из представителей делегации не хотел садиться за стол в переговорной. Когда спросили о причине, китайский представитель ответил, что на черной глянцевой поверхности стола остаются отпечатки. И ему неудобно пачкать стол, так как сотрудникам этой компании потом придется полировать поверхность.
В переговорной одного из агентств недвижимости стоял стол из прозрачного стекла. И при проведении деловых встреч сотрудницы компании и их деловые партнеры чувствовали себя скованно и неуютно. Причина — через прозрачный стол были видны ноги сотрудниц, участвующих в переговорах, а девушки по корпоративному этикету на работу ходили в юбках. Под прозрачным столом невозможно ничего скрыть, а многих это смущает.
Кресла для переговорных комнат могут быть самыми разнообразными — начиная от коллекционных дизайнерских и заканчивая современными моделями высокоэргономичных рабочих кресел. Выбор модели зависит от многих факторов. Например, ориентирована ли переговорная на внутренние или внешние встречи, какова предполагаемая длительность совещаний и др..
В некоторых компаниях в переговорных встречаются трибуны. Или, напротив, мебель и аксессуары, предназначенные для неформальных встреч. Например, мягкая мебель и кофейные столики. Лучше не перегружать переговорную. Всем участникам беседы необходима предельная концентрация, а значит, в их поле зрения не должны попадать предметы, отвлекающие внимание.
Декоративные предметы, картины, настольные украшения в данном случае являются излишеством. Например, в одной переговорной стояли доспехи средневековых рыцарей — стиль отражал увлечения руководителя компании. В другой на стенах в массивных золоченых рамах висели фотографии семьи владельца компании, на столе стояли серебряные подносы с фруктами и едой. В интерьере использовалось много искусственных цветов. Показная роскошь раздражала, утомляла, но не способствовала налаживанию деловых взаимоотношений.
Исключением являются элементы имиджа, отражающие корпоративный стиль компании, — постеры, плакаты, которые передают миссию компании, показывают ее успешные проекты, называют цели и отражают этапы развития. К допустимым элементам можно отнести настенные часы. Например, в оформлении переговорной использовать стеклянные панно, на стенах.
Положительно оценивается наличие в переговорной комнате аквариума с живыми рыбками. Как известно, вода и разноцветные рыбки успокаивают и создают миролюбивое настроение, напоминая о лете и отпуске.
Детали расстановки мебели: если расстояние от стола до стены менее 1 м, то участникам встречи неудобно проходить к своему месту и даже просто вставать, выход из комнаты одного человека беспокоит всех присутствующих. Расстояние между сидящими должно быть не менее 0,5 м. Конечно, эти нюансы не определяют итоги встречи, но лучше их не игнорировать.
Лишнего не тратить
Вид переговорной комнаты, уровень оформления отражают отношение руководства компании к клиентам, партнерам. Количество денег, которые компании готовы в данном случае потратить, зависит от концепции организации и варьируется от $150 за 1 кв. м отделки и до бесконечности. Использование натурального дерева и камня в отделке, а также дизайнерская мебель увеличивают стоимость помещения.
Стоимость зоны переговоров может колебаться от $1500 до $100 000 и выше. Иногда компании приглашают психологов для организации переговорных, чтобы создать интерьер, где приглашенная сторона была бы более сговорчивой и податливой. Использование таких фишек также может увеличить стоимость зоны переговоров.
Но считается, что на переговорную комнату нужно тратить денег существенно больше, чем на дизайн других частей офиса. С одной стороны, это лицо компании, но с другой — офис все равно оценивают не по его переговорной комнате, а по людям, по активам, по финансовому результату компании. Если ты дышишь на ладан, но отделал красным деревом переговорную, этим все равно никого не обманешь.
Аренда переговорной — менее затратная статья расходов компании. Особенно это актуально, когда переговоры проводятся редко или требуют особых условий. Ставки аренды напрямую зависят от уровня (класса) бизнес-центра или гостиницы, а также от времени проведения переговоров.
http://www.vedomosti.ru
|
